Memahami Data Register
Aset yang dioperasikan di Perumda Tirta Musi, baik itu aset SPAM, SPAL dan Umum haruslah didaftarkan di SIMAS (Data Register), terdapat dua cara untuk mendaftarkan aset, yakni :
- Mendaftarkan Satu Per Satu di SIMAS, cara ini cocok untuk aset baru dengan jumlah relatif sedikit
- Mengimport data secara sekaligus ataupun bertahap, cara ini cocok untuk aset lama yang jumlahnya banyak atau aset baru yang jumlahnya banyak juga.
Aset yang didaftarkan bisa satuan atau bisa juga dengan jumlah banyak sekaligus dari sisi kuantiti, misalnya didaftarkan aset satuan PRV (Pressure Reducing Valve) sebanyak 3 buah, namun ketiganya berbeda spesifikasi, maka PRV yang didaftarkan harus satuan, atau satu per satu, tapi jika PRV tersebut jumlahnya 3 buah dan spesifikasinya indentik, maka cukup didaftarkan satu kali, namun jumlahnya diisi dengan 3 buah.
Untuk lebih jelasnya dapat disimak pada video berikut ini:
Berikut penjelasan mengenai data-data yang ada pada formulir Data Register:
| Nama Field | Maksud | Keterangan |
| Tanggal Register | Tanggal kapan aset didaftarkan di system | |
| Kode Register | Secara otomatis dibuatkan oleh system | |
| Description | Penjelasan dari aset yang didaftarkan | Seperti spek teknis, fungsi aset dan lain sebagainya |
| Qty Register | Jumlah aset yang didaftarkan | Misalnya : 10 buah laptop |
| Kepemilikan Asset | Siapa yang memiliki aset ini | Aset yang ada di sistem tidak selamanya milik PTM, bisa juga miliknya Pemerintah Daerah atau Pemerintah Pusat |
| Sumber Asset | ||
| Jenis Asset | Penggolongan Aset di PTM | Aset SPAM (Sistem Penyediaan Air Minum), aset SPAL (Sistem Pengelolaan Air Limbah) dan UMUM |
| Kategori | Pengelompokan Aset | Misalnya Kelompok Pompa, Bangunan, Alat Telekomunikasi, dll (kategori ini dapat didefinisikan sendiri) |
| Sistem | Pengelompokan Aset berdasarkan system. | Misal : SPAM Rambutan, SPAM Ogan, SPAL Selayur |
| Sub Sistem | Pengelompkan Aset berdasarkan sub sistem | Misal: SPAM Rambutan Sub Sistem Produksi, SPAL Selayur sub system P2LT |
| Kelompok Harta | Terkait Umur Teknis dan Besarnya Penyusutan | Lihat Lampiran Kelompok Harta |
| Kode Aktiva | Kode yang berhubungan dengan ketentuan di Bagian Keuangan | Lihat Lampiran Kode Aktiva |
| Nama Field | Maksud | Keterangan |
| Kode Aset | Kode aset adalah kode unik yang dimilik oleh aset, kode ini digenerate oleh sistem dengan format sebagai berikut : yymmddhhxxxxxx dimana : yy = tahun mm= bulan dd = tgl hh = jam format 24 xxxxxx = nomer urut 6 digit | Kode aset ini akan menjadi dasar pembuatan QR-Code. Kode aset ini berbeda dengan kode aset eksisting, dimana kode aset ini digenerate otomatis oleh aplikasi, sehingga kode aset ini tidak usah dibuat secara manual. Dibalik kode aset ini terkandung seluruh informasi mengenai aset hanya dengan menscan QR Code aset. |
| Divisi Aset | SPAM, SPAL, Umum | Menunjukkan bahwa aset ini merupakan aset SPAM, SPAL atau Umum. |
| Nama Aset | Nama Aset | Contoh : Laptop |
| Kategori | Kategori Aset atau kelompok Aset | Dapat dilihat pada lampiran |
| Deskripsi | Penjelasan mengenai aset | |
| Merk | Brand atau merk dari aset | Contoh : Sony |
| Type | Type dari Aset | Contoh: 1AKV-11 |
| Nomor Seri | Nomor Seri dari Aset | Contoh : 343-23923 |
| Asal Usul | Jenis dari pengadaan aset, dapat dipilih apakah melalui Pengadaan / Hibah / Sewa / KSO | KSO = Kerjasama Operasi |
| Tanggal Pengadaan | Tanggal dimana aset tersebut diproses pengadaannya | |
| Tanggal Penyerahan | Tanggal dimana aset diserahkan oleh Seksi Gudang ke Bagian/User | |
| Tanggal Operasi | Tanggal dimana aset itu mulai dioperasikan | |
| Kode Aktiva | Kode yang sudah diatur di Bagian Keuangan | Dapat dilihat pada lampiran |
| Tanggal Garansi | Tanggal dimana masa garansi habis | |
| Nilai Perolehan | Nilai Perolehan adalah Nilai Beli Aset + Pemasangan | |
| Nilai Saat ini | Nilai saat ini, adalah nilai yang sudah dikurangi penyusutan | |
| Kepemilikan | Pemilik Aset : PTM/PEMKOT/Pemerintah Pusat/Instansi Lain | |
| Umur Teknis | Umur teknis yang diinformasikan oleh pabrik/vendor | |
| Golongan Aset | Golongan I/II/III/IV dengan persentase penyusutan tertentu | Dapat dilihat pada lampiran |
| Metode Penyusutan | Garis Lurus, Saldo Menurun Tetap, dll | Metode ini dapat ditambah / dikurangi di master data |
| Status | Aktif / Non Aktif / Disposal | |
| Kondisi Saat Ini | Baik / Rusak | |
| PJ Operasi | Bagian Penanggung Jawab Operasional | |
| PJ Pemeliharaan | Bagian yang Bertanggung Jawab Memelihara dan Memperbaiki Aset ini | |
| ACC Mutasi | Bagian/Direksi yang menyetujui mutasi aset ini | |
| Lokasi Aset | Koordinat di Peta dimana Aset ini berada | Koordinat menggunakan Json, dimana aset dapat digambarkan dalam bentuk titik, garis atau area |
| Dokumen Pengadaan | Dokumen Pengadaan | Berbentuk PDF atau dokumen lainnya |
| Dokumen Aset | Dokumen yang menyertai aset dari pabrik/vendor | Misal. Manual book, sertifikat, kartugaransi, dlsb |
| Keterangan Lain | Keterangan lain jika ada informasi penting yang belum ada kolom/field-nya | |
| Foto Aset | Untuk aset yang dapat difoto dapat ditampilkan di sini |