Aset yang ada hasil dari pengadaan dicatat di modul Inventarisasi Aset ini. Data, informasi maupun dokumen mengenai aset dikelola di modul ini sehingga segala hal yang diperlukan perusahaan terkait aset dapat dilihat pada modul ini.
Catatan aset ini didasarkan pada transaksi yang dilakukan oleh bagian-bagian lain, untuk jelasnya dapat disampaikan sebagai berikut:
- Bagian Pengadaan, dari bagian inilah pencatatan aset dimulai, aset yang sudah melewati proses pengadaan akan didaftarkan dalam pencatatan aset ini, namun data yang tercatat belum lengkap sebatas dengan data yang terkait dengan pengadaan, misalnya nama aset, jumlah, merk, type, nomor pengadaan, tanggal pengadaan dan lain sebagainya. Namun untuk data lokasi, bagian, siapa yang memelihara dan memperbaiki, siapa yang berhak menyetujui mutasi akan diisi oleh bagian lain setelah datanya ada.
- Seluruh Bagian, Aset yang sudah diterima dari Seksi Gudang dan dioperasikan di bagian masing-masing, seluruh bagian yang mengoperasikan aset wajib mengisi data koordinat lokasi dimana aset itu dioperasikan, seluruh bagian memberikan penilaian aset secara berkala pada saat aset digunakan (dioperasikan), apakah aset ini masih berfungsi baik atau tidak, begitu juga jika ada aset yang dinilai rusak dan perlu perbaikan, maka akan tercatat history dari pemeliharaan aset tersebut. Hal lain seluruh bagian dapat mengajukan mutasi atau perpindahan aset, dan di modul inventarisasi aset akan tercatat, history perpindahan aset, kapan, dari mana dan kemana aset itu berpindah. Catatan lainnya menyimpan aset yang sudah tidak dipakai yang sudah dikembalikan ke Bagian Umum melalui seksi gudang. Bagian yang merupakan pengguna aset juga dapat melengkapi data aset khususnya tanggal operasi, karena merekalah yang tahu kapan aset ini mulai beroperasi.
- Bagian Mekanik-Elektrik (ME), bagian ini dapat melengkapi data aset (SPAM/SPAL) berupa koordinat lokasi aset, jika bagian/user yang mengoperasikan aset belum mengisinya. Berikutnya bagian ini yang tugasnya memelihara dan memperbaiki aset SPAM/SPAL, maka catatan tugasnya ini akan terekam di modul Inventarisasi Aset, sehingga setiap aset dapat dilihat history pemeliharan/perbaikannya. Selain itupun bagian ini memberikan penilaian terhadap aset dan memberikan rekomendasi sebuah aset apakah masih layak digunakan atau tidak.
- Bagian Umum, sama seperti Bagian ME, namun tugasnya khusus untuk aset-aset umum, seperti kendaraan, aset rumah tangga, seperti meja, kursi, AC, Komputer dan lain sebagainya. Karena Seksi Gudang ada di Bagian Umum, maka catatan serah terima aset dari gudangpun akan dicatat di modul inventarisasi aset ini.
- Bagian Keuangan, dapat melengkapi data aset terkait dengan nilai perolehan, kelompok aset, persentase penyusutan, metode penyusutan dan lain sebagainya. Aset yang sudah tidak dipakai atas persetujuan direksi dan dewan pengawas, maka sebuah aset harus dihapuskan dan eksekusinya ada di Bagian Keuangan ini. Di modul ini Bagian Keuangan dapat melihat usulan aset-aset yang akan dihapuskan.
- Direksi, Direksi yang dapat memberikan persetujuan terhadap pengadaan aset, mutasi aset dan disposal akan dicatat historynya di dalam modul ini.
- Bagian Pengendalian Kehilangan Air, khususnya seksi GIS, titik lokasi aset dalam modul Inventarisasi ini dapat ditampilkan dalam peta, begitu juga di Seksi GIS semua aset yang sudah diberi koordinat di modul ini secara otomatis dapat terlihat di aplikasi GIS mereka.