Modul pengadaan ini mengelola usulan-usulan pengadaan Aset dari bagian-bagian di PTM, dimana Kepala Bagian mengusulkan melalui aplikasi pengadaan di bagian masing-masing, usulan ini dikirim ke Direksi terkait dan ke Direktur Utama untuk mendapatkan persetujuan. Usulan tersebut secara paralel diposting ke Bagian Pengadaan.
Ada beberapa kemungkinan dalam pengadaan ini:
- Usulan dapat disetujui oleh Direktur Terkait/Divisi, jika diseujui maka akan berlanjut ke Direktur Utama untuk mendapatkan persetujuan juga.
- Usulan dikoreksi oleh Direktur Terkait/Divisi, dan usulan dikembalikan kepada Kepala Bagian pemohon untuk diperbaiki dan diusulkan kembali setelah diperbaiki
- Usulan dapat ditolak atau tidak disetujui, baik oleh Direktur terkait maupun Direktur Utama.
Setiap proses dapat dimonitor oleh bagian yang mengusulkan dan Bagian Pengadaan. User yang mengusulkan dapat melihat status pengadaan di modul Operasional Aset, sehingga tidak perlu repot-repot bertanya kepada bagian pengadaan, apakah usulannya sudah diproses atau belum, user dapat melihat history dari usulan pengadaan ini.
Bagian Pengadaan akan memproses usulan jika sudah disetujui oleh Direktur. Jika saat Bagian Pengadaan memproses usulan pengadaan dan ternyata spesifikasi yang diusulkan sudah tidak ada lagi dipasaran, maka usulan ini harus dikembalikan kepada bagian yang mengusulkan untuk mengkoreksi atau membatalkannya dan mengganti dengan usulan baru dengan spesifikasi yang ada di pasaran.
Jika sudah tidak ada kendala Bagian Pengadaan memproses pengadaan di luar aplikasi ini, dan hasil pengadaan diupdate di aplikasi, bahwa pengajuan telah selesai. Barang akan dikirim ke Gudang untuk dilakukan pencatatan sebagai aset. Pencatatan aset ini dilakukan di Modul Inventarisasi Aset.
Aset yang sudah melalui proses pengadaan dan statusnya sudah berubah dari “sedang diproses” menjadi “selesai”, maka otomatis data pengadaan ini akan masuk ke data aset, namun tentu saja data aset ini perlu dilengkapi oleh bagian / seksi yang bertanggung jawab mengelola aset secara keseluruhan, untuk saat ini di Peruma Tirta Musi diserahkan kepada Seksi Gudang Bagian Umum.
Seksi Gudang ini harus melengkapi keseluruhan data aset, kecuali koordinat lokasi aset yang akan dioperasionalkan di lapangan, haruslah diberi koordinat oleh usernya. Seksi Gudang dapat melengkapi data aset sampai dokumen bawaan aset harus dimasukan, seperti User Guide Line, Spesifikasi Teknis, Kartu Garansi, Sertifikat dan dokumen pengadaannya itu sendiri.